De cómo Bono, Apple y LinkedIn hacen presentaciones más impactantes y memorables

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Articulo original publicado en la web de Forbes por Carmine Gallo

Se estima que cada segundo se dan cerca de 350 presentaciones en PowerPoint alrededor del mundo. Cuántas de ellas son “aburridas” es imposible de saber, pero como consejero de comunicación que debe ver presentaciones cada semana, voy a hacer una conjetura bien fundamentada—la mayoría de ella.

En mi opinión, el problema nunca fue la herramienta en sí. No tenemos una crisis de PowerPoint, sufrimos de una crisis de creatividad. De hecho, las presentaciones en PowerPoint durante la escuela primaria o secundaria son, con frecuencia, más agradables de ver que las que se ofrecen en ambientes corporativos. Los jóvenes de la generación de Instagram tienen la tendencia a crear presentaciones llenas de imágenes, vídeos y elementos multimedia—los mismos componentes que, según la neurociencia, son los más efectivos a la hora de presentar datos o información.

De vez en cuando, en esta columna, ofrezco consejos y estrategias muy específicas para hacer que tu próxima presentación sea mucho más impactante y memorable. Hoy abordaremos el problema de cómo presentar datos de una forma más impactante, especialmente estadísticas o números clave que quieres que tu audiencia recuerde. Sin importar que el software que elijas para presentar sea PowerPoint, Prezi, o Apple Keynote, la estrategia funciona de la misma manera. Los datos son más impactantes cuando son personales, situados en un contexto y tangibles.

Personalizar los datos

Los datos pueden resultar abstractos y fríos. Son simplemente números, estadísticas o grupos de hechos. La gente que hay detrás de los datos es mucho más interesante. Bono, el cantante de U2, dio una charla TED titulada “Las buenas noticias sobre la pobreza”, que dio que pensar . Quiso destacar el impresionante progreso que se ha hecho para reducir la extrema pobreza. La presentación fue diseñada en Prezi, una herramienta de presentaciones en línea que es cada vez más popular.

Bono hablando en Canadá (foto Geoff Robins/AFP/Getty Images)

En primer lugar, Bono repasó una lista de hechos y cifras: “Desde el año 2000 los pacientes con SIDA que reciben medicamentos vitales antirretrovirales se ha incrementado en 8 millones… Para los niños menores de cinco años, la mortalidad infantil ha disminuido en 2,65 millones al año. Una tasa de 7.256 de vidas infantiles salvadas cada día”.

En la siguiente diapositiva Bono mostró fotografías de 2 de los niños que fueron salvados, Michael y Benedicta. Contó la historia personal de ambos, haciendo que los datos cobrasen vida. Algunos números son demasiado grandes para que algunas personas puedan darse cuenta de su magnitud real. Añade una cara a los datos y harás que la presentación destaque.

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Poner los datos en un contexto

En el 2010, un año antes de que LinkedIn saliese a bolsa, me encontré con un equipo de marketing que tenía la tarea de desarrollar una presentación de ventas para persuadir compañías para anunciarse en la plataforma y usarla como una herramienta de reclutamiento. En aquel momento, 3 millones de personas se registraban en LinkedIn mensualmente. Una persona en la sala mencionó que esa era “tres veces la población de San Francisco”. Nos encantó y escribimos el mensaje las “pautas de ventas”, el guión sugerido para los representantes de ventas. Los representantes de ventas fueron más allá. Adaptaron el mensaje para las diferentes audiencias en ciudades específicas. Una presentación en Nueva York podría hacer referencia al estadio de los Yankee o al Madison Square Garden. Por ejemplo: “LinkedIn atrae a 3 millones de miembros al mes, que es como llenar el estadio de los Yankee 55 veces… cada 30 días”.

El cofundador de Apple, Steve Jobs, hizo uso de esta técnica de forma brillante. Nunca dejó una estadística colgada. Construía una historia alrededor de los datos poniendo los números dentro de un contexto. Por ejemplo, el primer iPod contaba con una capacidad de 5 GB de almacenamiento. Pocas personas recuerdan la estadística, pero muchos recuerdan lo que vendría a continuación—5 GB es suficiente para almacenar 1000 canciones en tu bolsillo. Jobs era un comunicador extraordinario. Se dio cuenta de que a nadie le importaban “5 GB”, pero sí sabía que sería importante saber cuántas canciones se podían llevar en el bolsillo. “1000 canciones en tu bolsillo” se convirtió en uno de los mejores slogans de la historia. El contexto importa.

Hacer los datos tangibles

Hacer que los datos sean “tangibles” puede resultar difícil. Pero se puede hacer y, cuando se hace bien, hace que la presentación sea impactante y memorable. Recuerdo una reunión con un grupo de cuerpos de seguridad de diferentes agencias. Formaron un grupo de trabajo anti-terrorista. Estaban preocupados por las cerraduras y puertas en mal estado que protegían áreas sensibles. En lugar de crear un PowerPoint con el número de cerraduras que necesitaban ser reemplazadas junto a los costes. Llenaron cajas con cerraduras rotas, cadenas y partes de vallas que cortaron con cortadores de cables de alta resistencia y cobre. Vaciaron las cajas en una mesa. El sonido producido impresionó de tal forma al comité de presupuesto, que aprobaron rápidamente la petición de fondos de los cuerpos de seguridad.

En tu próxima presentación de marketing o ventas, decide cuál serán los datos clave que quieres que tu audiencia recuerde. Construye una historia alrededor de esos datos. Hazlos personales, dentro de un contexto y tangibles. Los resultados harán que el esfuerzo valga la pena.

Aquí tienes el prezi creado para la presentación de Bono en las TED Taks.

 

Carmine Gallo es conferenciante y autor de “Talk Like TED” y  “The Storyteller’s Secret“.

 

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