Lleva tus presentaciones al siguiente nivel con Prezi

Artículo original publicado en la web Mikogo por Leigh Ann Whittle

Rotafolios. Pizarras blancas. Retroproyectores. Hemos recorrido un largo camino en lo que respecta a los aspectos visuales de nuestras presentaciones, pero parece que la mayoría de nosotros se ha asentado en PowerPoint cuando se trata de un software de presentaciones. Tratamos de evitar la «muerte por PowerPoint», sin embargo, todos nos hemos sentado en reuniones – o incluso llevado a cabo reuniones – con presentaciones engorrosas, de texto pesado que sólo llevaban el aburrimiento al público. Técnicas visuales, como se expone en Presentación Zen ayudan, pero debe haber algo más.

Afortunadamente, sí lo hay: Prezi. Bien conocido por su uso en la educación, Prezi es ideal para un uso en el sector empresarial. Somos criaturas visuales, prestamos atención a las cosas que atraen nuestro interés y curiosidad. Prezi hace el material más atractivo a la vista, pero es algo más que un juguete nuevo y brillante. Te voy a enseñar lo que es Prezi, el porqué es mejor que PowerPoint, cómo puedes combinar tus presentaciones online con Prezi y relacionarte con tu público a un nuevo nivel.

¿Qué es Prezi?

Prezi es un software basado en Flash que te permite crear presentaciones en línea y compartirlas, ya sea como un enlace o un archivo descargable. Una de sus características más entrañables es que permite a los espectadores  «volar» a través de los contenidos o hacer zoom directamente al tema de discusión con un solo clic del ratón. Prezi también es un dispositivo de mini-almacenamiento en el que se pueden embeber artículos, vídeos, imágenes, multimedia y otros enlaces de la web en un solo lugar. Debido a que están embebidos, los vídeos y podcasts no podrán mostrarse en salas de presentaciones con limitadas o lentas conexiones a Internet; también es ideal para hacer presentaciones durante una reunión en la que puedes compartir la pantalla.

¿Por qué Prezi es mejor que PowerPoint?

PowerPoint es como ese viejo suéter que te quitas y dejas caer después de un largo día de trabajo: puede ser que sea feo, pero es cómodo. ¿Por qué gastar tiempo en aprender Prezi cuando PowerPoint hace lo mismo? La respuesta es simple, es que no hace lo mismo. Prezi tiene algunas similitudes con PowerPoint, pero ofrece una gran variedad de otras características, como la capacidad de hacer zoom sobre un objeto. ¿Alguna vez has visto un gráfico proyectado usando un tamaño de fuente tan pequeña que la audiencia tiene que mirar a través de los ojos entrecerrados para leerlo? Con Prezi, ese gráfico, texto o tabla puede ser enfocado haciendo zoom por pequeño que sea, destacando las figuras clave en todo momento. Este vídeo muestra algunas de las capacidades de Prezi que PowerPoint simplemente no puede proporcionar:

Prezi también engancha con el público mejor que PowerPoint. Es cierto que ambos vienen con plantillas de colores, pero la capacidad de moverse a través de la presentación, un zoom sobre aspectos clave y alejar el mismo zoom para ver toda la presentación en su conjunto ofrece una intriga que ojeando las diapositivas simplemente no se puede lograr, no importa lo bien aplicada que esté una transición. El movimiento y la intriga en Prezi es lo suficientemente sutil como para no distraer la atención. Después de todo, tú controlas realmente la cantidad de movimientos que suceden. Recuerda, cuando presentas, la ayuda visual debería mejorar tu presentación.

«Tanto lo que dices, cómo lo que proyectas, debería trabajar en tándem para atraer a la audiencia y ayudar a retener la información»

No lineal

Lo que más me gusta de Prezi es que no es lineal como PowerPoint. Digamos que mi público me pide volver a visitar un punto anterior. Si tuviera que saltar de una idea a otra en una presentación de PowerPoint, tendría que rebuscar y voltear hacia adelante y hacia atrás entre las diapositivas. Eso es raro. Por otro lado, puedo saltar entre ideas sobre un Prezi sin problemas y con un solo clic del ratón. Lo que es más, puedo alejarme y hacer una vista completa de mi presentación y ver cómo cada idea se enlaza con la siguiente en un solo vistazo. Puedes ver esta característica en la siguiente captura de pantalla de una de mis presentaciones. Esto es particularmente útil con ideas complejas o en situaciones con múltiples presentadores.

También puedes agrupar ideas en una sola sección en lugar de en varias diapositivas. En mi ejemplo de Prezi, pongo lo que podrían ser dos o tres diapositivas por el valor de las anotaciones en un solo círculo, por lo que todas las ideas sobre el tema son visibles a la vez. He aquí un primer plano de cómo se ve esto:

Cómo utilizar Prezi en una reunión en línea

Esto no podría ser más sencillo. Empezar una reunión online e invitar a los asistentes a unirse. Justo entonces abres tu presentación Prezi en tu pantalla y los asistentes pueden verla en directo. A continuación, podrás utilizar las ventajas de todas las características interesantes para presentar que posee Prezi, como las ampliaciones, las transiciones entre el contenido, etc…ejecútalas toda ellas de forma suave para tus asistentes. Funcionarán muy bien.

No sólo se puede presentar fácilmente el Prezi, sino que se puede colaborar en él durante tu presentación web. Tú y tus colaboradores podéis entonces añadir notas y realizar cambios en el Prezi según vayan surgiendo diversas ideas y pensamientos. Esto elimina la necesidad de tener notas separadas de la presentación. Los colaboradores o miembros de la audiencia que no pudieron participar o asistir a la reunión también pueden echar un vistazo a la discusión a través del Prezi actualizado sin estar limitados por estáticas diapositivas de PowerPoint pre-diseñadas.

Estamos aquí para ayudarte

¿Suena complicado? No lo es. Prezi es bastante fácil de usar  y su sitio web ofrece una amplia variedad de tutoriales, tanto para principiantes en Prezi como presentadores profesionales. También ofrece una variedad de plantillas atractivas, por lo que no tienes que ser un experto diseñador para hacer una presentación atractiva. Me considero moderadamente hábil en creación de presentaciones y encuentro que puedo armar un Prezi bastante decente en menos de una hora.

La base fundamental

PowerPoint se ha convertido en un pilar en presentaciones de negocios, pero es hora de un cambio. El 65% de nosotros somos aprendices visuales, al 100% nos gustan las cosas que llaman la atención, que nos entran por los ojos. Por lo tanto, tenemos que llevar la creatividad en nuestras presentaciones al lugar de trabajo. Prezi nos permite hacer precisamente eso sin ser abrumador. Su capacidad para mostrar la «imagen impactante y clave» de nuestra presentación, el poder ser compartida entre un gran número de usuarios y la facilidad de uso, sugieren que
necesitamos encontrar para Prezi un lugar en nuestra caja de herramientas de ayudas visuales.