Wie Sie fesselnde, virtuelle Momente erschaffen

Virtuelle Veranstaltungen sind nichts neues — sie waren sogar die Inspiration für unseren frühen Prototypen von Prezi Video. Als Professor Robert Sapolsky nicht persönlich bei seinem TED Veranstaltungsort erscheinen konnte, um seinen Talk zu halten, hat TED kurzer Hand entschieden Ihn auf die Bühne in Vancouver zu “beamen”.  

Letzte Woche hatte ich die unglaubliche Möglichkeite, live mit Prezi Video — welches jetzt auch für die Öffentlichkeit verfügbar und mit Ihrem Prezi Konto kostenlos ist — als Teil von Torres Q&A marathon zu präsentieren, an dem mehr als 70 Teilnehmer in 8 Stunden teilgenommen haben.

Auf einer virtuellen Veranstaltung zu sprechen ist anders, als selbst eine auszurichten. Deshalb habe ich mich an die Organisatorin des Q&A Marathons Josephine Tse von Torre/Remoter gewandt, um Ihre Tipps & Tricks zu teilen und Menschen dabei zu helfen, fesselnde, virtuelle Veranstaltungen zu organisieren. 

Haben Sie die passende Ausrüstung parat

In virtuellen Veranstaltungen ist eine stabile Verbindung das A&O. Verlassen Sie sich nicht auf das W-Lan — Sie sollten zumindest mit einem Ethernet-Kabel verbunden sein, insbesondere wenn Sie derjenige sind, der die Veranstaltung aufzeichnet. Sie möchten später schließlich nicht mit einem stockenden Video oder Audio in der Patsche sitzen. 

Sie sollten mehrere Bildschirme haben. Als Veranstalter müssen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, unter anderem das Anmoderieren von Sprechern, Verwalten der Chatbox, Unterteilen von Fragen und die Zeit im Auge behalten. Gönnen Sie sich die richtige Ausrüstung, um all die Anwendungen und Browserfenster zu organisieren und zu navigieren. Dies wird Ihnen die Arbeit enorm erleichtern.

Verwenden Sie Plattformen

“Wenn es dort draußen etwas gibt, dass Ihnen helfen kann. Ein Werkzeug, welches Ihnen bei Ihrer Aufgabe helfen kann, sollten Sie es nutzen!”, sagt Josephine. Viele Dinge können manuell erledigt werden, Sie können sich jedoch viel Arbeit im Anschluss (und Kopfschmerzen!) sparen, wenn Sie sich an vorhandene Plattformen wenden, um Ihre Aufgaben zu organisieren, zu strukturieren und sogar zu dokumentieren.

Zusätzlich kann Ihnen die richtige Plattform dabei helfen, Änderungen in letzter Minute anzupassen. Wenn ein Sprecher zum Beispiel doch nicht teilnehmen kann, können Sie ihn bitten ein Prezi Video aufzunehmen, welches Sie stattdessen abspielen können. Ähnlich wie zu Robert Sapolsky, ermöglichen Sie dem Sprecher “auf die Bühne zu treten” und auf eine überzeugendere Art zu präsentieren, als einfach die Präsentation per E-Mail zu versenden.

Testen Sie sorgfältig (und haben Sie Alternativen zur Hand) 

Stellen Sie vorher sicher, dass alles funktioniert. Doch seien Sie selbst dann für das Schlimmste bereit. “Ich haben den YouTube Live-Stream am Vortag getestet und alles hat funktioniert”, sagt Josephine. “30 Minuten bevor wir dann live schalten wollten, hat YouTube unsere Live-Streaming-Option blockiert. Keine Ahnung wieso.” 

Glücklicherweise konnte Josephine ein anderes Programm verwenden, sodass Sie die Veranstaltung reibungslos halten konnte. Haben Sie ein oder zwei Alternativen für Ihr eigenes virtuelles Event zur Hand — nur für den Fall. 

Struktur ist ausschlaggebend

In virtuellen Veranstaltungen ist es viel schwieriger an einer Unterhaltung teilzunehmen als im echten Leben. Wenn Sie sich streng an Ihre Struktur,  “zeigen Sie Ihrem Publikum, dass Sie dessen Zeit respektieren”, so Josephine. Eines der wichtigsten Dinge, die sie während des Q&A Marathons gelernt hat, ist es noch mehr Struktur hinzuzufügen. “[Für zukünftige Veranstaltungen] weiß ich nun, einen strengeren Zeitplan einzuhalten und konkretere Fragen pro Gast zu haben.” 

Ziehen Sie Ihr Publikum in den Bann

Selbst wenn alles glatt läuft, entscheidet am Ende immer noch Ihr Inhalt, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg war oder nicht. Um die Aufmerksamkeit meines Publikums direkt am Anfang zu fesseln, verwende ich Prezi Video in meinen virtuellen Veranstaltungen. In diesem Beispiel können Sie sehen, wie ich es während des Q&A Marathons verwende: 

Mit nur einem Klick kann ich meine Grafiken neben mir auf dem Bildschirm erscheinen lassen und mein Publikum begeistern. Außerdem verwende ich diese visuellen Hilfen, um Kernpunkte darzustellen, um Ideen zu unterstützen oder zu visualisieren, um Neugierde zu erwecken oder um eine visuelle Metapher einzubinden, damit meine Präsentation in Erinnerung bleibt.

Um Ablenkung des Publikums zu vermeiden, sollten die Sprecher eine emotionale Verbindung zu Ihren Zuschauern aufbauen — zunächst müssen Sprecher den Teilnehmern einen guten Grund geben, fokussiert zu bleiben. Nach jahrelanger Erfahrung mit verschiedenen Arten von Veranstaltungen, habe ich gelernt sich selbst eher als Mentor als als Sprecher, Vermarkter oder Verkäufer zu sehen. Was sind die Ziele Ihrer Teilnehmer und wie können Sie sie auf Ihrem Weg unterstützen?

Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung managen, können Sie durch zusätzliche Informationen zu den Themen den Inhalt vereinfachen. Sie können durchdachte Fragen während der Veranstaltung stellen und eine einfache Unterhaltung mit den Teilnehmern führen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Sprecher für Ihre Themen (oder vice versa) auswählen und die verschiedenen Bereiche glaubwürdig präsentiert werden. 

Dokumentieren Sie alles

“Das Nachfassen einer Veranstaltung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung”, behauptet Josephine. “Diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, werden sich darauf verlassen.” Stellen Sie sicher, dass Sie während der ganzen Veranstaltungen die Sitzungen aufnehmen, Chatverläufe speichern und anschließend alle Berichte exportieren. Dies wird Ihnen dabei helfen, alles sauber für Ihre Teilnehmer zu verpacken. Schauen Sie sich an, wie Torre all Ihre Aufnahmen, Fragen und Antworten und Ressourcen zu Ihrem Q&A Marathon zusammen gesammelt hat. 

Virtuelle Veranstaltungen gehören zu den besten Möglichkeiten, Wissensaustausch voranzutreiben, ohne sich mit den logistischen Hürden einer Konferenz auseindersetzen zu müssen. Folgen Sie diesen Tipps, damit Ihr nächstes virtuelles Event heraussticht. Lesen Sie anschließend meinen anderen Beitrag, damit Ihre alltäglichen Videokonferenzen genauso überzeugen, wie Ihre virtuellen Veranstaltungen.

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