Cómo crear eventos virtuales atractivos

Los eventos virtuales no son nuevos; de hecho, fueron la inspiración para nuestros primeros prototipos de Prezi Video. Cuando el profesor Robert Sapolsky no podía llegar hasta el lugar donde se celebraba una charla  TED para dar su presentación, TED se puso en ontacto con nosotros para «llevarlo» hasta el escenario en Vancouver.

Avancemos rápidamente hasta la semana pasada. Tuve la increíble oportunidad de presentar en vivo con Prezi Video, ahora disponible para todo el mundo y gratis con tu cuenta de Prezi, como parte del maratón de preguntas y respuestas de Torre, que contó con más de 70 panelistas durante 8 horas.

Sin embargo, hablar en un evento virtual es diferente a organizar uno, por lo que recurrí a la organizadora de maratones de preguntas y respuestas, Josephine Tse de Torre/Remoter, para que comparta sus aprendizajes y consejos y así ayudar a que la gente pueda crear eventos virtuales más atractivos.

Tener el equipo adecuado

En eventos virtuales tener una conexión estable es uno de los requisitos más importantes. No confíes en la conexión Wi-Fi: al menos deberías estar conectado a un cable Ethernet, especialmente si tú eres el que está grabando. No quieres quedarte atascado con un vídeo o audio intermitente después.

También deberías tener más de un monitor. Como anfitrión, vas a estar haciendo malabarismos con varias tareas a la vez, incluida la moderación de panelistas y participantes, la gestión del chat, la respuesta de preguntas y el seguimiento del tiempo. Date el espacio para navegar y organizar todas tus aplicaciones y las ventanas del navegador para facilitarte la vida.

Usa las plataformas

«Si hay algo por ahí que puede ayudarte, una herramienta que sea una extensión de algo que necesitas hacer, ¡úsala!» dice Josephine. Se pueden hacer muchas cosas con un enfoque manual, pero puedes ahorrarte mucho trabajo después del evento (¡y dolores de cabeza!) si recurres a plataformas existentes para organizar, estructurar e incluso informar sobre tus tareas.

Además, tener las plataformas correctas a mano también puede ayudarte a adaptarte a los cambios de última hora. Si un orador no puede participar, por ejemplo, puedes hacer que grabe un Prezi Video para transmitirlo. Al igual que Robert Sapolsky, el orador aún podrá «subir al escenario» de una manera que sea más atractiva que enviar una presentación por correo electrónico.

Prueba concienzudamente (pero ten copias de seguridad)

Asegúrate de que todo funcione antes de empezar, pero incluso así, prepárate para lo peor. «Estaba probando la transmisión en vivo de YouTube el día anterior, y todo estaba bien», dice Josephine. «No fue hasta 30 minutos antes de que empezáramos que YouTube comenzó a bloquearnos de la transmisión en vivo. No tengo idea del porqué.

Afortunadamente, Josephine pudo recurrir a una herramienta diferente para la tarea y mantener las cosas funcionando sin problemas. Asegúrate de mantener uno o dos planes de contingencia para tu propio evento virtual, por si acaso.

La estructura es la clave

Con los eventos virtuales, es mucho más difícil interponerse en una conversación que en la vida real. Ser más rígido con la estructura «demostrará que respetas el tiempo de tus invitados», según Josephine. Uno de sus aprendizajes después de organizar este maratón de preguntas y respuestas es agregar aún más estructura. «[Para eventos futuros,] sé que tengo que hacerlo más estricto y tener preguntas más específicas por invitado».

Hazlo atractivo

Incluso si todo funciona técnicamente sin problemas, tu contenido es lo que determina si tu evento tiene éxito o no. Para captar rápidamente la atención de la gente desde el principio, he estado usando Prezi Video en mis eventos virtuales. Aquí hay un ejemplo de mi uso en el maratón de preguntas y respuestas:

Puedo hacer clic en un botón para mostrar mis gráficos en el momento adecuado y dar ese factor sorpresa adicional a mi audiencia. Además, utilizo las imágenes para ayudar a mostrar las conclusiones clave, apoyar o visualizar algo de lo que estoy hablando, crear curiosidad o usar una metáfora visual para hacer que mi presentación sea más memorable.

Para evitar la desconexión de la audiencia, los oradores también deberán forjar una conexión emocional con ellos; antes que nada, los oradores deben dar a los asistentes una razón para mantenerse concentrados. A lo largo de los años de hablar en una amplia gama de eventos, me ha resultado útil pensar en mí misma como una mentora en lugar de un portavoz, agente de marketing o ventas. ¿Qué objetivos tienen los asistentes y cómo puede apoyarlos en ese camino?

Al gestionar un evento virtual, puedes ayudar a facilitar esto proporcionando información sobre los temas de los oradores, haciendo preguntas reflexivas durante todo el evento y simplemente charlando con los asistentes. Asegúrate de elegir los oradores adecuados para tus temas (o viceversa), para que puedan generar credibilidad y confianza con la audiencia.

Documenta todo

«El trabajo posterior al evento es tan importante como el trabajo previo al evento, o incluso más», afirma Josephine. «Para aquellos que no pudieron asistir, esto es en lo que confiarán». Durante todo el evento virtual, asegúrate de grabar sesiones, guardar registros del chat y exportar todos los informes después. Esto te ayudará a empaquetar bien todo para los asistentes. Mira cómo Torre reunió sus grabaciones, preguntas y respuestas, y recursos después de su maratón de preguntas y respuestas.

Los eventos virtuales son una de las mejores formas de fomentar el intercambio de conocimientos sin tener que lidiar con los obstáculos logísticos de las conferencias de la vida real. Sigue estos consejos para que tu próximo evento virtual brille, y luego puedes leer mi otra publicación para que tus videoconferencias diarias también sean interesantes.

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