Raul Duran
junio 24, 2020
Muchas veces, las reuniones de equipo son una oportunidad para compartir actualizaciones rápidas en proyectos: nuestro equipo de marketing de producto, por ejemplo, tiene una llamada dos veces por semana para sincronizar una amplia gama de temas. Pero cuando todos comenzaron a trabajar a distancia, rápidamente se dieron cuenta de que se necesitaba un enfoque diferente para que sus reuniones fueran más productivas. Sigue leyendo para aprender cómo el equipo usa Prezi Video para crear sincronizaciones más efectivas y conectadas, y cómo puedes hacer lo mismo para las reuniones de tu propio equipo.
Cómo usar Prezi Video para una estructura más definida
Con tres miembros del equipo de marketing de producto, cada uno compartiendo sus propios elementos del programa durante sus reuniones de registro, estuvo claro desde el principio que una estructura de reunión tradicional no iba a funcionar. Cuando se trabaja de forma remota, la forma principal en la que las personas se mantienen conectadas es a través de las cámaras de sus equipos portátiles; al enviar una agenda en un documento separado, los ojos de todos se apartan de la conversación cara a cara mientras revisan la lista.
El equipo de marketing de producto decidió usar Prezi Video en su lugar. Ahora, cuando se encuentran, cada persona tiene sus elementos de la agenda en la pantalla junto a sus caras, para que puedan comunicarse directamente entre sí sin perder de vista el siguiente tema.
«Las actualizaciones de Prezi Video me han ayudado a visualizar mejor en qué está trabajando mi equipo y a delegar de manera más efectiva, todo mientras aumenta el nivel de confianza y transparencia entre mi equipo», dice Patricia Vidal, directora de marketing de producto de Prezi. «Puedo ver los temas a discutir junto a ellos en la pantalla. Este proceso ayuda a identificar rápidamente las tendencias de los temas entre el equipo que necesitan más tiempo y, lo que es más importante, una visualización tan clara me ayuda a mantenerme actualizada y ayudarlos a lograr lo que están haciendo «.
«Tener una lista de proyectos y la posibilidad de compartir elementos visuales a mi lado me permite interactuar realmente con lo que estoy mostrando», agrega Stefan Blaschke, gerente de marketing de producto de Prezi. «Esto hace que nuestras reuniones sean muy productivas y que todos estemos sincronizados rápidamente».
Más allá de las actualizaciones de estado
Muchas reuniones de equipos terminan siendo una ronda de actualizaciones de estado, con una persona compartiendo en qué están trabajando y luego pasando rápidamente a la siguiente persona. Pero si estás compartiendo actualizaciones principalmente, puedes usar fácilmente vídeos asincrónicos. El equipo de marketing de productos quería hacer que sus reuniones en vivo fueran más impactantes, por lo que ahora dedican su tiempo a pedir aportes sobre proyectos, abordar preguntas pendientes, discutir aprendizajes, formarse en software nuevo y mantenerse alineados en las campañas.
“Prezi Video ha ayudado a nuestro equipo a obtener claridad en lo que todos estamos trabajando de manera rápida y eficiente. Obtenemos un contexto visual de lo que cada miembro del equipo está hablando, y de hecho conseguimos una manera sencilla de colaborar, idear e intercambiar ideas con todo nuestro equipo con un solo producto», dice Channing Adler, gerente de marketing de producto de Prezi.
Cuando hay algo que discutir, cada gerente de marketing de producto crea su contenido en Prezi Video, lo que les permitirá acercarse fácilmente a un tema específico y resaltar gráficos, textos, imágenes y mucho más.
Usa Prezi Video para las reuniones de tu equipo para que se sientan organizados y sustanciales sin perder la conexión cara a cara. Intenta comenzar con la misma plantilla de vídeo de actualización de estado del proyecto que utilizó nuestro equipo de marketing de producto y personalízala para que se ajuste a tus necesidades.
