Para, colabora y escucha: Cómo salir airoso de una presentación en grupo

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Es lunes por la mañana y estás sentado en una de las reuniones habituales cuando tu jefe de departamento deja caer la bomba: tú y tus compañeros tenéis que crear y dar una presentación juntos en la próxima conferencia de la empresa. En dos semanas.

Tu estómago se encoge a medida que recuerdas el horror sufrido durante las presentaciones en grupo en tus días de universidad. ¿Esto otra vez?

Trata de respirar. Hay varias formas de colaborar exitosamente con tus compañeros y conseguir una presentación memorable. Aquí van algunos consejos para ayudarte a empezar.

Nombra a un líder.

Considera la posibilidad de una votación o pedir a alguien que de forma voluntaria lidere el grupo. Esta será la persona que va a programar las sesiones de entrenamientos y reuniones de intercambio de ideas, así mismo servirá de maestro de ceremonias durante el evento.

Poneos de acuerdo en un mensaje y una historia.

Esto podría llevar un poco de tiempo, especialmente si hay puntos de vista conflictivos en el grupo. Reuníos como equipo y discutid las diferentes ideas sobre las que debería versar el mensaje, escribidlas en una pizarra y dad a todos la oportunidad de hablar.

Una vez que estéis de acuerdo en el mensaje, discutid la historia que os gustaría contar. Esta debería tener un principio, un desarrollo y un fin.

Dividir la historia por grupos.

Separa el grupo grande en tres más pequeños. Las personas que van a hacer la introducción, los que contarán la parte central de la historia y los que van a terminar la presentación. Analiza con cada grupo lo que debería lograr. ¿Cuáles serán sus puntos clave? ¿Qué puntos de apoyo y ejemplos van a presentar? ¿Cómo van finalmente a recapitular?

Llama su atención haciendo que tu presentación sea más interactiva

Dedicar la mayor parte del tiempo a planificar la introducción y el cierre.

La parte más importante del discurso de tu grupo serán los primeros 20 segundos. Conviene no empezar con preguntas retóricas como: «¿Cómo estáis esta noche?» o «¿Alguna vez habéis experimentado el problema X?» El público se molesta con estas preguntas y tiende a desconectar rápidamente. En su lugar, ve directo al grano en la primera frase, y discute con tu grupo cómo acertar con la apertura con un hecho chocante o sorprendente que atraerá la atención de todos. Poned la misma atención en el cierre; es vuestra última oportunidad para dejar una buena impresión en el público y que se lleven el mensaje a casa.

Asignar un diseñador a la presentación y luego rellenar los contenidos juntos.

Para que la presentación se vea coherente, una persona debe estar a cargo del diseño de la presentación. Esta persona puede armar una estructura básica de presentación que rellenará cada equipo con su parte de la historia.(Para obtener más información sobre cómo estructurar las presentaciones más eficazmente, echa un vistazo a esta entrada del blog). Con las funciones de colaboración de Prezi, puedes ver lo que tus compañeros de equipo están agregando a tu presentación en tiempo real, ya sea estando sentado en la misma sala de juntas que ellos, o bien, a través de zonas horarias diferentes en oficinas distantes.

No olvidar tratar el tema de las transiciones.

Las transiciones suaves son esenciales para una presentación en grupo eficaz y profesional. La mejor manera de hacer esto es que cuando un orador termine su parte, la historia siga fluyendo suavemente hacia la siguiente persona. De esa manera, la transición parecerá natural, no forzada.

Practicar, practicar, practicar.

La importancia de ensayar antes del gran día no puede ser subestimada. Programad los días y las horas para reuniros con el grupo. Poneos a prueba los unos a los otros para comprobar si domináis la sección a memorizar. Practicad el hablar lentamente. Interrumpid durante los ensayos para perfeccionar las habilidades de improvisación. Cuanto más ensayada tengáis la presentación, mejor os saldrá.

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