Paloma Benito
octubre 07, 2017
La mayoría de los profesionales están familiarizados con la reunión trimestral del negocio o de la compañía. Es una reunión que pretende tanto reflexionar sobre los éxitos como identificar áreas de mejora. Más importante aún, sin embargo, el QBR* es un tiempo para alinear a las partes interesadas sobre las estrategias y las necesidades para el futuro. Bien hecha, esta reunión de colaboradores puede desempeñar un papel fundamental en el éxito de una empresa, así como ayudar a formar vínculos más estrechos entre los departamentos. ¿En otras palabras? Quieres estar seguro de que lo haces bien.
Hablamos con un puñado de ejecutivos para resumir los mejores consejos y trucos para hacer que tu próxima reunión QBR sea un éxito.
La Reunión
Antes de empezar a trabajar en tu presentación, es importante asegurarse de que estás poniendo tus pensamientos cuidadosamente en la reunión en sí misma.
Comience con la frecuencia. Como dice Brent Chudoba, COO de PicMonkey, «Deje caer la Q. La mayoría de las veces si está mirando algo trimestralmente, es demasiado tarde». En su lugar, opta por las revisiones que se llevan a cabo mensualmente e involucra a diferentes grupos de líderes. Este enfoque también puede ayudar con la programación porque, aunque parece que invitar a todos los ejecutivos de la empresa es una buena idea, es cada vez más poco realista esperar que todos ellos puedan encontrar el mismo hueco libre en sus calendarios.
De estos sentimientos se hizo eco nuestro propio COO, Jim Szafranksi: «Hacer un QBR sólo para decir lo que se hizo, es malo para el negocio. Estas reuniones deben celebrarse cada mes, con los datos que son examinados por los gerentes sobre una base semanal. empresa debe hacer una intensa revisión para comprobar la estrategia a largo plazo».
Otros consejos incluyen mantener el tiempo de la reunión entre 30-60 minutos y flexibilizar los temas de la agenda a tratar, en lugar de guardar el turno de preguntas y respuestas para el final. Cualquier cosa que dure más de una hora probablemente hará que la conversación se pierda, y hacer preguntas al final de cada sección evitará que la discusión se vuelva abrumadora al final.
La Presentación
No importa el tipo de reunión, la forma en que compartes tus ideas y tu contenido es fundamental. Asegúrate de que tu presentación QBR no sólo es un verdadero reflejo de lo que se ha logrado y hacia dónde te diriges, sino que también está construida con ciertas limitaciones de tiempo y de diferentes formas para que las cabezas de las personas presentes puedan digerir la información de forma correcta y acertada.
Dale a tu audiencia una ventaja inicial enviando tu presentación antes de la reunión. «Hay un nivel básico de información que debes compartir y cierto conocimiento que debe ser consumido para que puedas tener una buena conversación», explicó Jim.
Una vez que todos están en la sala, concéntrate en tres cosas: lo que vas a seguir haciendo, lo que vas a dejar de hacer y lo que planeas hacer. Mantener la sustancia de tu presentación sobre la estrategia y dividir las responsabilidades es clave. «El QBR debe ser una conversación estratégica entre los líderes, no una canción y baile de 45 minutos», agregó Jim.
Puedes hacer que estas tres secciones sean más digeribles visualmente al diseñar con intención. Colores que comuniquen y gráficos e infografías interactivas, por ejemplo, ayudarán a tu audiencia a comprender tus estadísticas y tu mensaje. Finalmente, hacer un acercamiento no-lineal al contenido en sí mismo permite que estés preparado para cualquier cosa.
«Una presentación QBR se beneficiaría de una elección de tu propio formato de aventura», dijo Karen Peacock, COO de Intercom. En ese escenario, podrías cubrir lo que necesitas cubrir y no profundizar en los datos a menos que sea necesario. Realmente no se puede predecir lo que los ejecutivos van a querer, por lo que un formato que puedas controlar evitaría una batería de diapositivas demasiado largo sin renunciar a los datos detallados que te pudieran pedir «.
Para ayudarte a empezar, hemos creado un puñado de plantillas QBR para que puedas elegir. Haz clic en el enlace debajo de las imágenes para empezar a crear y personalizar estas plantillas y así satisfacer tus necesidades específicas.
Comienza con esta plantilla haciendo clic aquí
Comienza con esta plantilla haciendo clic aquí
El Seguimiento
Contrariamente a la creencia popular, el QBR no debe terminar cuando termina la reunión. «Establecer los controles correctos para asegurarse de que está siguiendo el plan es crucial», dijo Brent.
Empieza enviando los aspectos más destacados de la reunión. Como Greg Volm, nuestro vicepresidente de ventas en Prezi, dijo: «Todo el mundo quiere saber lo que está en la última diapositiva o marco de una presentación QBR. Quieren saber el plan para avanzar y lo que se necesita para que eso suceda». Haz que esta información sea fácilmente accesible enviándola desde tu propio correo electrónico.
También puedes utilizar esto como una oportunidad para hacer un seguimiento con los asistentes sobre las preguntas que surgieron, planificar los elementos de acción, así como para revisar la efectividad de la reunión (después de todo, hay una buena probabilidad de que vayas a celebrar más de estos informes-reuniones mensuales y repetir-practicar es siempre una buena idea).
¡Y ahí lo tienes!
Mantente al día con estos consejos descargando nuestra lista de verificación a continuación.
* Quarterly Business Review (Análisis trimestral del negocio)