Como criar eventos virtuais envolventes

Eventos virtuais não são novos – na verdade, eles foram a inspiração para nossos primeiros protótipos do Prezi Video. Quando o professor Robert Sapolsky não pode ir ao local do TED para dar sua palestra, o TED se voltou para nós para “levá-lo” ao palco em Vancouver.

Avançando para a semana passada, tive a incrível oportunidade de apresentar ao vivo o Prezi Video – agora divulgado ao público e gratuito com sua conta do Prezi – como parte da maratona de Perguntas e Respostas da Torre, que contou com mais de 70 participantes durante 8 horas.

Falar em um evento virtual é diferente de apresentar um, e foi por isso que me virei para a organizadora da maratona de perguntas e respostas, Josephine Tse, da Torre/Remoter, para compartilhar seus aprendizados e dicas para ajudar as pessoas a criar seus próprios eventos virtuais mais atraentes.

Tenha o equipamento certo

Com eventos virtuais, ter uma conexão estável é um dos requisitos mais importantes. Não confie na Wi-Fi – você deve pelo menos estar conectado a um cabo Ethernet, especialmente se você é o único a gravar. Você não quer ficar preso a vídeos ou áudio instáveis ​​depois.

Você também deve ter mais de um monitor. Como anfitrião, você manipulará várias tarefas ao mesmo tempo, incluindo moderação de participantes e painel, gerenciamento do bate-papo, perguntas de campo e acompanhamento do tempo. Dê a si mesmo o espaço necessário para navegar e organizar todos os seus aplicativos e janelas do navegador para facilitar sua vida.

Faça uso de plataformas

“Se houver algo por aí que o ajude, uma ferramenta que será uma extensão de algo que você precisa fazer, use-o!” diz Josephine. Muitas coisas podem ser feitas com uma abordagem manual, mas você pode economizar muito trabalho pós-evento (e dores de cabeça!) Se recorrer às plataformas existentes para organizar, estruturar e até mesmo reportar suas tarefas.

Além disso, ter as plataformas certas à mão também pode ajudá-lo a se adaptar às mudanças de última hora. Se um orador precisar desistir, por exemplo, você pode gravar um Prezi Video para transmitir. Assim como Robert Sapolsky, você ainda permitirá que o orador “suba ao palco” de uma maneira mais envolvente do que enviar uma apresentação por e-mail.

Teste minuciosamente (mas tenha backups)

Certifique-se de que tudo funcione com antecedência, mas mesmo assim, esteja preparado para o pior. “Eu estava testando a transmissão ao vivo do YouTube no dia anterior e estava tudo bem”, diz Josephine. “Não demorou 30 minutos para entrar no ar que o YouTube começou a nos impedir de transmitir ao vivo. Não faço ideia do porquê.

Felizmente, Josephine poderia recorrer a uma ferramenta diferente para fazer o trabalho e manter as coisas funcionando sem problemas. Certifique-se de manter um ou dois planos de backup para seu próprio evento virtual – apenas por precaução.

Estrutura é a chave

Nos eventos virtuais, é muito mais difícil interferir em uma conversa do que na vida real. Ser mais rígido com sua estrutura “mostra que você respeita o tempo de seus convidados”, de acordo com Josephine. Uma de suas aprendizagens depois de correr essa maratona de perguntas e respostas é adicionar ainda mais estrutura. “[Para eventos futuros,] sei mantê-lo mais rígido e tenho perguntas mais específicas por convidado.”

Torne-o atraente

Mesmo que tudo esteja tecnicamente funcionando sem problemas, seu conteúdo é o que determina se seu evento é ou não um sucesso. Para atrair rapidamente a atenção das pessoas desde o início, uso o Prezi Video em meus eventos virtuais. Aqui está um exemplo de como usá-lo na maratona de perguntas e respostas:

Posso clicar em um botão para exibir meus gráficos na hora certa e dar esse fator extra ao meu público. Além disso, uso os recursos visuais para ajudar a mostrar as principais conclusões, apoiar ou visualizar um dos pontos que estou fazendo, criar curiosidade ou usar uma metáfora visual para tornar minha apresentação mais memorável.

Para evitar o desinteresse do público, seus palestrantes também precisarão estabelecer uma conexão emocional com eles – antes de qualquer coisa, os palestrantes precisam dar aos participantes uma razão para manter o foco. Ao longo dos anos falando em uma ampla variedade de eventos, acho útil pensar em você mesmo como um mentor em vez de um porta-voz, profissional de marketing ou vendedor. Quais são os objetivos dos seus participantes e como você pode apoiá-los nesse caminho?

Ao gerenciar um evento virtual, você pode ajudar a facilitar isso, fornecendo informações sobre os tópicos dos palestrantes, fazendo perguntas ponderadas durante o evento e simplesmente conversando com os participantes. Certifique-se de escolher os palestrantes certos para seus tópicos (ou vice-versa), para que eles possam criar credibilidade e confiança com o público.

Documente tudo

“O trabalho pós-evento é tão importante quanto o trabalho pré-evento, e ainda mais”, afirma Josephine. “Para aqueles que não puderam comparecer, é nisso que eles contarão.” Durante todo o seu evento virtual, certifique-se de gravar sessões, salvar logs de bate-papo e exportar todos os relatórios depois. Isso ajudará você a reunir tudo de maneira agradável para seus participantes. Veja como a Torre reuniu suas gravações, perguntas e respostas e recursos após a maratona.

Eventos virtuais são uma das melhores maneiras de incentivar o compartilhamento de conhecimento sem precisar lidar com os obstáculos logísticos das conferências da vida real. Siga estas dicas para fazer seu próximo evento virtual brilhar e, em seguida, leia minha outra publicação para manter as suas videoconferências diárias envolventes também.

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