Raul Duran
abril 02, 2020
Es más común que nunca que los equipos se comuniquen por correo electrónico y mensajería instantánea. La belleza de esto es que cada compañero de trabajo puede trabajar a su propio ritmo, e incluso desde su propia casa. Cada vez más empresas defienden el teletrabajo o tienen oficinas repartidas por diferentes ciudades y países. Con empleados que trabajan en diferentes zonas horarias, no se podría completar ninguna tarea sin una comunicación asincrónica.
La comunicación asíncrona hace que los empleados no necesiten estar en el mismo lugar al mismo tiempo para hacer el trabajo. En 2017, el teletrabajo aumentó un 44% en relación a los 5 años previos, y hay innumerables estudios que muestran cómo trabajar desde casa puede aumentar la productividad. Con la capacidad de cambiar el enfoque en función de las necesidades en lugar de las solicitudes urgentes, las personas pueden permanecer en la zona y concentrarse en las tareas en cuestión.
Sigue leyendo para obtener más información sobre la comunicación asíncrona y cómo puedes usarla de manera efectiva en tu lugar de trabajo.
Comunicación asíncrona Vs. síncrona
La comunicación asíncrona se produce cuando proporcionas información que no requiere una respuesta inmediata. Correo electrónico, mensajes de texto, Slack, Trello, Gitlab y Prezi Video: todas estas son herramientas de comunicación asincrónicas. El objetivo de estas herramientas es proporcionar información que otras personas puedan revisar cuando puedan hacerlo. No hay inmediatez en estas herramientas (aunque puedes haber recibido más de un correo electrónico que implica lo contrario).
Por otro lado, la comunicación sincrónica ocurre en tiempo real. Estas son conversaciones con compañeros de trabajo, llamadas telefónicas, reuniones (tanto en persona como por teléfono). Tus oyentes y tú estáis sincronizados: tú dices algo y tu oyente escucha y responde de inmediato.
Esto tiene sus beneficios: la mejor manera de mantenerse al tanto de tu trabajo es responder a los problemas de inmediato y resolverlos rápidamente. Pero también es limitante. Imagínate si la única forma de hablar sobre el trabajo fuera en persona y en el momento: probablemente intentarías conseguir más oportunidades para hablar sobre trabajo, incluso cuando tienes poco tiempo para terminar un proyecto. ¿Cuál es el mejor uso de tu tiempo: terminar un trabajo urgente con un plazo ajustado o discutir un proyecto de menor prioridad?
Permanecer en la zona
La capacidad de priorizar tu trabajo más urgente es uno de los mayores beneficios de la comunicación asincrónica. Esto permite a la gente permanecer en un «estado de flujo«, ese estado mental cuando estás completamente inmerso en una tarea. Las personas que están en un estado de flujo o en la zona responderán a las solicitudes cuando hayan terminado o estén listas para tomar un descanso.
Desbloquear el estado del flujo es una de las claves de la productividad. Te da la opción de administrar tu horario en torno al trabajo en sí. Si normalmente te reúnes con tu equipo por la mañana, pero eso choca con tu parte más productiva del día, considera incorporar reuniones más asincrónicas en tu agenda.
Reuniones asíncronas a través de vídeo
Las reuniones son una parte esencial de la mayoría de los entornos de trabajo, pero requieren mucho tiempo e interrumpen la concentración de los trabajadores, lo que puede afectar negativamente a la productividad. En su lugar, utiliza Prezi Video para celebrar reuniones de forma asincrónica. Crea un video con el contenido que tenías pensado cubrir en la reunión, luego graba y compártelo con los asistentes. Esto permite a los asistentes cubrir el material a su propio ritmo, para que no tengan que interrumpir lo que estaban haciendo.
Probablemente todavía tendrás reuniones regulares en tu calendario para discusiones y lluvia de ideas. Antes de celebrar una reunión, envía un Prezi Video a los asistentes con información útil para la reunión. Al igual que con la reunión asíncrona, podrán revisar el contenido a su propio ritmo y estar más preparados para la reunión en persona.
En su Prezi Video, Darren Murph, Jefe de Remoto de Gitlab, explica los beneficios de trabajar de forma a distancia y describe cómo establecer reuniones asincrónicas de manera efectiva. Echa un vistazo a su video, Stop the Madness! The Asynchronous Cure to Notification Overload, para obtener más información sobre la comunicación asincrónica y cómo usarla en tu lugar de trabajo.
Puedes ver más vídeos sobre teletrabajo y comunicación asíncrona y, ¡comenzar hoy mismo con Prezi Video!
