Deja de perder el tiempo en reuniones y sé más productivo en el trabajo

Si quieres ser más productivo en el trabajo, puedes dedicar más horas a la oficina o utilizar el tiempo que ya tienes de manera más eficiente. Pero eso puede ser difícil cuando la mitad de tu día está ocupado por reuniones innecesarias.

Las reuniones son algunas de las partes de la jornada laboral que más tiempo consumen y, desafortunadamente, es tiempo que no se puede recuperar. Cada minuto que pasas en una reunión que se aleja del tema y esperando a los que llegan tarde, son minutos de trabajo esencial que podrías estar haciendo en su lugar. En una investigación realizada por Harvard, se encuestó a 182 gerentes superiores sobre sus experiencias con las reuniones. El 65% dijo que las reuniones les impiden completar el trabajo y el 71% dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes. Imagínate si el 71% de la dirección de tu empresa calificara el trabajo de sus equipos de improductivo e ineficiente: tratarías de encontrar maneras de abordar los problemas y aumentar la productividad.

Esa no es la única razón por la cual las reuniones tienen mala reputación. Como dice el profesor Steven Rogelberg de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte Management, “una reunión te saca del flujo de trabajo… y se te pide hacer algo más que tal vez no quieras hacer. Eso te pone en un mal estado mental. Las personas que tienen una mentalidad negativa no son tan abiertas o creativas, lo cual no es la mejor mentalidad para una reunión de equipo.

Pero las reuniones todavía existen, incluso las que aparentemente no tienen sentido. Esto se debe a que las reuniones son la base tradicional en las que los equipos se sincronizan y se alinean en los objetivos, definen estrategias, aprenden nuevos flujos de trabajo y obtienen actualizaciones del departamento. Muchas reuniones se utilizan simplemente para mantener a los equipos en contacto unos con otros y fomentar buenas relaciones. Estas son todas cosas importantes a cubrir, pero ¿tienen que tener lugar en una reunión de una hora de duración cada semana?

Llama su atención haciendo que tu presentación sea más interactiva

Imagina eliminar una reunión (o dos) cada semana. Piensa en todo lo que podrías hacer con ese tiempo extra en tu calendario. Con Prezi Video, puede tener reuniones de forma asincrónica en lugar de programar una reunión en persona o en línea. Crea un vídeo con todo el contenido que normalmente cubrirías en una reunión, y como tú y tu contenido estáis en la pantalla al mismo tiempo, mantendrás esa conexión cara a cara que hace que las reuniones en persona sean tan valiosas. Tu equipo seguirá recibiendo la información que necesitan y podrás evitar cualquier distracción y problemas de tiempo que retrasen una reunión programada regularmente.

Toma el vídeo de Kinga, por ejemplo. Ella reemplaza una sesión de capacitación con una breve guía paso a paso para establecer objetivos SMART. Echa un vistazo a su vídeo (en inglés) aquí o dirígete a la página de vídeos para hacer una copia y reutilizarla para tu propia sesión de capacitación asincrónico.

No pierdas más tiempo en reuniones: es hora de aumentar la productividad en tu lugar de trabajo. Intenta reemplazar esas reuniones ineficientes con Prezi Video hoy mismo.

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