Lo que se necesita para organizar una gran reunión general virtual

Incluso antes de que la pandemia empujase a la mayoría de los trabajadores de oficina a trabajar desde su casa, Prezi ya organizaba reuniones generales híbridas. La mayor parte de nuestra fuerza laboral se encuentra en Budapest, con otras oficinas en San Francisco, Riga y Berlín. La gente se reunía en los espacios para eventos en sus oficinas y se conectaban para reunirse con el resto de la empresa.

Siempre nos hemos sentido bastante cómodos hablando por vídeo entre nosotros, pero desde el cambio al teletrabajo, hemos tenido especial cuidado en mantener reuniones generales virtuales interactivas. Nadie en Prezi entiende esto mejor que nuestro CEO y cofundador Peter Arvai. Aquí puedes ver su opinión sobre la importancia de las reuniones generales virtuales:



Sigue leyendo para saber cómo puedes aplicar este consejo a las reuniones de tu propia empresa y ejecutar una reunión general convincente y virtual semana tras semana.

Celebra tus reuniones en vivo

Tu empresa construye mucha cultura con solo verse cada día. Trabajar desde casa puede eliminar esa sensación de conexión que tienes en la oficina. Uno de los beneficios de juntarse en vídeo para la reunión general es la capacidad de verse nuevamente.

Anima a todos los asistentes a activar sus cámaras y asegúrate de que todos las personas que tienen que presentar también tengan las suyas. Al usar Prezi Video, nuestra herramienta de presentación de vídeo, los oradores pueden superponer su contenido junto a su cara, para que puedan permanecer en cámara mientras cubren cualquier tema y nunca pierdan esa conexión cara a cara con la audiencia.

Llama su atención haciendo que tu presentación sea más interactiva

Esto es clave en reuniones virtuales, cuando celebras las victorias del equipo, las actualizaciones de productos y haces anuncios que afectan a toda la empresa. Quieres que la gente vea tu entusiasmo y quieres poder ver las reacciones de la audiencia mientras hablas.

Graba y publica inmediatamente después de la reunión

Si bien es ideal reunirse con personas en vivo, la realidad es que muchas personas que trabajan desde casa llevan vidas agitadas: a veces vigilan a sus hijos o mascotas o gestionan emergencias domésticas durante la jornada laboral. Puedes hacer que estas personas se relajen y darles la opción de ver la reunión más tarde cuando estén libres.

En Prezi, nos encantan las reuniones asíncronas. La capacidad de cubrir el mismo material de forma remota y en diferentes momentos del día es la razón por la que habitualmente volvemos a este formato de reunión. Asegúrate de grabar tus reuniones generales y compartirlas con todos en la empresa.

Dale la opción a la gente de hacer preguntas o responder al material después de que la reunión haya finalizado también. Tenemos un canal compartido de #announcements Slack que funciona bien para nosotros.

Usa imágenes para apoyar tu mensaje

Como señala Peter, el público comprende mejor la información cuando el orador usa un elemento visual para apoyar su mensaje. Esta es la razón por la cual los presentadores de noticias generalmente tienen imágenes junto a ellos en la pantalla. Prezi Video te ayuda a recrear este estilo de presentación de retransmisión en vivo. Incluso puedes interactuar con esos gráficos, ya que aparecen junto a ti y no necesitas editarlos más tarde.

Si quieres obtener más información, mira este vídeo de consejos para reuniones generales virtuales de Spencer Waldron, Director de Comunicaciones Globales de Prezi, para obtener consejos prácticos. O bien, comienza a crear tu propia plantilla de vídeo para tu próxima reunión general.

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