Mit weniger Meetings mehr schaffen

Ist Ihr Kalender mit einer Besprechung nach der anderen vollgestopft? Virtuelle Meetings bieten eine flexible Terminplanung und sind eine wunderbare Möglichkeit, mit Kunden und Mitarbeitern in Kontakt zu treten – zu jeder Zeit und an jedem Ort. Dieser Segen kann jedoch auch ein Fluch sein. Es kann leicht passieren, dass Sie sich in aufeinanderfolgenden Meetings wiederfinden, so dass nur wenig Zeit für persönliche, konzentrierte Arbeit bleibt. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Meetings kooperativer und produktiver gestalten können, damit Sie mit weniger Meetings pro Woche auskommen.

Effektivere Kommunikation in der virtuellen Welt

Zu den zahlreichen Herausforderungen der Kommunikation in der virtuellen Welt gehören der Aufbau von Beziehungen, eine effektive Zusammenarbeit, Vertrauen, die richtigen Technologie und die Überwindung physischer und kultureller Distanzen. Um weniger Meetings zu planen, müssen wir die richtige Grundlage für eine effektive hybride und virtuelle Kommunikation schaffen. 

Mandy Schild, Präsentationsspezialistin bei Present Savvy, und Julia Carter, Trainerin für virtuelle Teams bei Zestfor, diskutieren einige ihrer Lieblingstipps zur virtuellen Kommunikation.

Julia rät, dass man zuerst sich selbst kennen muss, bevor man andere kennenlernt. Selbsterkenntnis ist wichtig, um authentisch und konsequent rüberzukommen. Wenn man diese Selbsterkenntnis gefunden hat, kann man lernen, wer die anderen sind, und wirklich mit ihnen in Kontakt treten, sei es virtuell oder persönlich. 

Laut Julia gibt es drei Möglichkeiten, Vertrauen aufzubauen: authentisch, glaubwürdig und zuverlässig sein. Dazu gehören Gewohnheiten wie das Einhalten von Fristen oder das vorherige Informieren des Teams, wenn man einen Termin verschieben muss. Effektive Kommunikation ist der erste Schritt zur Zusammenarbeit in einer virtuellen Welt.

Mandy weist darauf hin, wie wichtig es ist, die richtigen Tools zu verwenden, um Ihre virtuelle Kommunikation zu verbessern, z. B. Prezi Video. Mit Prezi Video können Sie Präsentationen erstellen, bei denen Ihre Inhalte neben Ihnen auf dem Bildschirm angezeigt werden, wodurch Ihre virtuellen Präsentationen persönlicher, unterhaltsamer und viel ansprechender werden. 

Schauen Sie sich ihr Video an, um zu erfahren, wie sie Prezi Video verwendet hat, um eine ansprechende Präsentation über effektive Kommunikation in einer virtuellen Umgebung zu erstellen.

Seien Sie für sich und Ihr Publikum da

Diese Frage haben wir bei Videokonferenzen schon oft gehört: Können Sie bitte Ihre Kamera einschalten?

Manch einer mag sich fragen, ob es notwendig ist, die Kamera in einem virtuellen Meeting einzuschalten, vor allem, wenn Sie keine Präsentation halten oder wenn es sich um ein großes, unternehmensweites Meeting handelt. Es geht jedoch um mehr als nur darum, schläfrige Zuhörer zu erwischen. 

Sonia Pupaza, Field Enablement Specialist bei Camunda, gibt Tipps, wie man die Kamera nutzen kann, um die Zusammenarbeit in hybriden Meetings zu verbessern. Sie prognostiziert, dass sich die Zukunft der Büroräume weiter entwickeln wird und die Unternehmen Remote- und Hybrid-Arbeit voll und ganz annehmen werden, weshalb es wichtig ist, mit der richtigen Videokonferenz-Etikette auf dem Laufenden zu bleiben.

Sonia empfiehlt, in Meetings die Kamera einzuschalten, um die Verbindung zu Ihrem Publikum zu fördern und einen authentischen Dialog zu ermöglichen. Es ist leicht, die Kamera auszuschalten, wenn Sie nicht präsentieren, Multitasking betreiben oder das Thema irrelevant erscheint, aber Sie verpassen mehr, als Sie denken. Wenn Sie vor der Kamera stehen, werden Sie besser wahrgenommen und fühlen sich stärker in das Gespräch einbezogen. 

Außerdem motiviert es Sie, präsent und aufmerksam zu sein und sich in Bestform zu zeigen. Ganz gleich, ob Sie der Projektleiter oder ein Zuhörer sind, eine kooperativere Besprechung beginnt mit Ihnen, Ihren Handlungen und Ihrer Energie. 

Sehen Sie sich Sonias Prognosen für die Zukunft von Büroräumen und hybriden Meetings sowie weitere überzeugende Gründe, Ihre Kamera einzuschalten, in ihrem Prezi-Video an:

Synchronisieren Sie den Zeitplan Ihrer Organisation

Was führt zu Burnout? Ein Grund könnte sein, dass Ihre Organisation nicht mehr synchron ist. 

Bei der Fernarbeit arbeiten die Kollegen möglicherweise in verschiedenen Zeitzonen. Dies kann zu frustrierenden Terminkonflikten führen, wenn es darum geht, Zeit für die Zusammenarbeit im Team zu finden. Ohne eine synchronisierte Organisation könnte die Fernarbeit das Gefühl vermitteln, ständig erreichbar sein zu müssen, und die Arbeitszeiten könnten sogar länger sein als vor der Pandemie. All dies kann zu Burnout führen.

Elizabeth Knox ist Direktorin von MatchPace, einem Unternehmen, das anderen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Tagesabläufe unterstützt. Sie hat eine Lösung für Burnout entwickelt: PaceSync-Planung. 

PaceSync-Planung ist eine Organisationsmethode, bei der ein Unternehmen „einen vereinbarten Rhythmus für die Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanung von Teams einführt, der vorgibt, wie und wann sie arbeiten.“ Organisationen können die Zeit in Kernzeiten gruppieren, in denen Teams gemeinsam oder individuell arbeiten, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. 

Elizabeth rät, sich zunächst Gedanken über die Art der Arbeit zu machen, die man verrichtet, und darüber, welche Art von Umgebung man dafür braucht. Wenn Sie z. B. häufig in Gruppen arbeiten, sollten Sie sich zunächst die Kernzeiten freihalten. Danach sollten Sie sich Zeit für ungestörte, individuelle Arbeit nehmen. Es ist eine gute Idee, diese Zeitfenster für unabhängige Arbeit in einem gemeinsamen Kalender einzutragen, um andere wissen zu lassen, dass Sie nicht verfügbar sind.

Sehen Sie sich das Prezi-Video von Elizabeth an und erfahren Sie mehr über die Synchronisierung des Terminplans Ihres Unternehmens, damit Sie effektivere Meetings abhalten können.

Diese Tipps sind ein guter Ausgangspunkt, um Ihren Zeitplan durch effektivere, produktivere Meetings zu entlasten, aber es gibt noch viel mehr, was Sie tun können. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Prezi Video Ihr hybrides Team unterstützen und ihm dabei helfen kann, in virtuellen Meetings effektiver zusammenzuarbeiten.