Como agendar menos reuniões e fazer mais

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Seu calendário está bloqueado com reunião após interminável reunião? As reuniões virtuais oferecem agendamento flexível e são uma maneira incrível de se conectar com clientes e colegas de trabalho – a qualquer hora, em qualquer lugar. No entanto, essa oportunidade também pode ser uma inconveniência. Você pode se deparar com reuniões consecutivas, economizando pouco tempo para trabalho pessoal e focado. Saiba como tornar suas reuniões mais colaborativas e produtivas, para que você possa ter menos reuniões por semana.

Comunique-se de forma mais eficaz no mundo virtual

Os muitos desafios da comunicação no mundo virtual incluem construir relacionamentos, colaborar efetivamente, construir confiança, usar a tecnologia certa e ter em mente distâncias físicas e culturais. Para agendar menos reuniões, precisamos criar a base adequada de comunicações híbridas e virtuais eficazes.

Mandy Schild, especialista em apresentações da Present Savvy, e Julia Carter, treinadora de equipe virtual da Zestfor, discutem algumas de suas dicas de comunicação virtual favoritas.

Julia aconselha que você precisa primeiro se conhecer antes de conhecer os outros. A autoconsciência é essencial para se apresentar de maneira autêntica e consistente. Depois de encontrar essa autoconsciência, você pode aprender quem são os outros e realmente se conectar com eles, seja virtualmente ou pessoalmente.

De acordo com Julia, três maneiras de construir confiança são sendo autênticos, credíveis e confiáveis. Isso engloba hábitos como cumprir prazos ou atualizar sua equipe com antecedência quando você precisa adiar uma data de vencimento. A comunicação eficaz é o primeiro passo para colaborar em um mundo virtual.

Mandy destaca o poder de usar as ferramentas certas para aprimorar sua comunicação virtual, como Prezi Video. O Prezi Video permite que você crie apresentações que exibem seu conteúdo próximo a você na tela, tornando suas apresentações virtuais mais pessoais, conversacionais e muito mais envolventes.

Assista ao vídeo delas para ver como elas usaram o Prezi Video para criar uma bela apresentação sobre comunicação eficaz em um ambiente virtual.



Esteja presente para você e seu público

Ouvimos essa pergunta várias vezes em videoconferências: Você poderia ligar sua câmera?

Alguns podem questionar a necessidade de ligar sua câmera em uma reunião virtual, especialmente se você não estiver apresentando ou se for uma reunião grande em toda a empresa. No entanto, há mais do que apenas pegar membros sonolentos da audiência.

Sonia Pupaza, especialista em capacitação de campo da Camunda, compartilha seus conselhos sobre como usar a câmera para melhorar a colaboração em reuniões híbridas. Ela prevê que o futuro dos espaços de escritório continuará a evoluir e as empresas adotarão totalmente o trabalho remoto e híbrido, portanto, é importante manter-se atualizado com a etiqueta adequada de videoconferência.

Sonia recomenda ligar sua câmera durante as reuniões para promover a conectividade com seu público e promover um diálogo autêntico. É fácil desligar a câmera quando você não está apresentando, está realizando várias tarefas ou o assunto parece irrelevante, mas você está perdendo mais do que pensa. Estar na câmera ajuda você a ser notado e permite que você se sinta mais incluído na conversa.

Chame a atenção tornando sua apresentação mais interativa

Também o motiva a estar apresentável, alerta e no topo do seu jogo. Seja você o líder do projeto ou um membro do público, uma reunião mais colaborativa começa com você, suas ações e sua energia.

Confira as previsões de Sonia para o futuro dos espaços de escritório e reuniões híbridas, juntamente com motivos mais convincentes para ligar sua câmera, em seu Prezi Video:



Sincronize a agenda da sua organização

O que está levando ao esgotamento? Uma razão pode ser que sua organização está fora de sincronia.

Com o trabalho remoto, os colegas podem estar trabalhando em vários fusos horários diferentes. Isso pode levar a conflitos de agendamento frustrantes ao encontrar tempo para a colaboração da equipe. Sem uma organização sincronizada, o trabalho remoto pode criar a sensação de ter que estar constantemente disponível e as horas podem ser mais longas do que antes da pandemia. Tudo isso pode levar ao esgotamento.

Elizabeth Knox é a diretora da MatchPace, uma empresa que ajuda as organizações a otimizar sua estrutura de jornada de trabalho. Ela apresentou uma solução para o esgotamento: agendamento PaceSync.

O agendamento do PaceSync é um método organizacional em que uma empresa adota “um ritmo acordado de como as equipes organizam seus dias, semanas, meses e anos, orientando como e quando trabalham”. As organizações podem agrupar o tempo em horas principais em que as equipes trabalham juntas ou individualmente de onde quer que estejam trabalhando.

Elizabeth aconselha que você comece pensando no tipo de trabalho que você faz e que tipo de ambiente ele precisa, então construa blocos de tempo para fazer esse trabalho. Por exemplo, se você costuma trabalhar de forma colaborativa, comece bloqueando essas horas principais. Depois, reserve um tempo para o trabalho individual e ininterrupto. É uma boa ideia agendar esses horários para trabalho independente em um calendário compartilhado para que outras pessoas saibam que você não está disponível.

Assista ao Prezi Video de Elizabeth para saber mais sobre como sincronizar a agenda da sua organização para ajudá-lo a realizar reuniões mais eficazes.



Essas dicas são ótimas formas para começar a liberar sua agenda por meio de reuniões mais eficazes e produtivas, mas há muito mais que você pode fazer. Entre em contato conosco para saber como o Prezi Video pode apoiar sua equipe híbrida e ajudar sua equipe a colaborar de forma mais eficaz em reuniões virtuais.

Dê à sua equipe as ferramentas que eles necessitam para engajar

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