Cómo programar menos reuniones y hacer más cosas

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¿Tu calendario está bloqueado con una reunión tras otra? Las reuniones virtuales ofrecen un horario flexible y son una forma increíble de conectar con clientes y compañeros de trabajo, en cualquier momento y lugar. Sin embargo, este don también puede ser una maldición. Es posible que te encuentres con reuniones interminables, dejando poco tiempo para el trabajo personal y centrado. Aprende a hacer que tus reuniones sean más colaborativas y productivas, para que puedas arreglártelas con menos reuniones a la semana.

Comunicarse más eficazmente en el mundo virtual

Los numerosos retos que plantea la comunicación en el mundo virtual incluyen la creación de relaciones, la colaboración eficaz, la creación de confianza, el uso de la tecnología adecuada y la superación de las distancias físicas y culturales. Para programar menos reuniones, tenemos que crear la base adecuada de comunicaciones híbridas y virtuales eficaces. 

Mandy Schild, especialista en presentaciones de Present Savvy, y Julia Carter, formadora de equipos virtuales en Zestfor, comentan algunos de sus consejos favoritos sobre comunicación virtual.

Julia aconseja que primero hay que conocerse a uno mismo antes de conocer a los demás. El conocimiento de uno mismo es esencial para presentarse de forma auténtica y coherente. Una vez que se ha encontrado este autoconocimiento, se puede aprender quiénes son los demás y conectar realmente con ellos, ya sea virtualmente o en persona. 

Según Julia, tres formas de generar confianza son ser auténtico, creíble y fiable. Esto incluye hábitos como cumplir los plazos o avisar a tu equipo con antelación cuando tengas que retrasar una fecha de entrega. La comunicación eficaz es el primer paso para colaborar en un mundo virtual.

Mandy señala el poder de utilizar las herramientas adecuadas para mejorar tu comunicación virtual, como Prezi Video. Prezi Video te permite crear presentaciones que muestran tu contenido junto a ti en la pantalla, lo que hace que tus presentaciones virtuales sean más personales, conversacionales y mucho más atractivas. 

Mira su vídeo para ver cómo han utilizado Prezi Video para crear una hermosa presentación sobre la comunicación eficaz en un entorno virtual.



Preséntate a sí mismo y a tu público

Hemos escuchado esta pregunta una y otra vez en las reuniones de vídeo: ¿Puedes encender la cámara, por favor?

Algunos podrían cuestionar la necesidad de encender la cámara en una reunión virtual, especialmente si no estás presentando o si se trata de una reunión grande de toda la empresa. Sin embargo, hay algo más que captar a los miembros de la audiencia somnolientos. 

Sonia Pupaza, Field Enablement Specialist de Camunda, comparte sus consejos sobre cómo utilizar la cámara para mejorar la colaboración en las reuniones híbridas. Ella predice que el futuro de los espacios de oficina seguirá evolucionando y las empresas adoptarán plenamente el trabajo remoto e híbrido, por lo que es importante estar al día con la etiqueta de videoconferencia adecuada.

Sonia recomienda encender la cámara durante las reuniones para fomentar la conectividad con la audiencia y promover un diálogo auténtico. Es fácil apagar la cámara cuando no estás presentando, estás haciendo varias cosas a la vez o el tema parece irrelevante, pero te estás perdiendo más de lo que crees. Estar ante la cámara te ayuda a hacerte notar y te permite sentirte más incluido en la conversación. 

Mantente conectado mientras trabajas a distancia con Prezi Video

También te motiva a estar presentable, alerta y al máximo de tus posibilidades. Tanto si eres el líder del proyecto como si eres un miembro del público, una reunión más colaborativa empieza por ti, tus acciones y tu energía. 

Consulta las predicciones de Sonia sobre el futuro de los espacios de oficina y las reuniones híbridas, junto con más razones de peso para encender la cámara, en su vídeo de Prezi:



Sincroniza la agenda de tu organización

¿Qué está provocando el agotamiento? Una de las razones podría ser que tu organización no está sincronizada. 

Con el trabajo a distancia, los compañeros pueden trabajar desde varias zonas horarias diferentes. Esto podría dar lugar a frustrantes conflictos de horario a la hora de encontrar tiempo para la colaboración en equipo. Sin una organización sincronizada, el trabajo a distancia podría crear la sensación de tener que estar constantemente disponible y las horas podrían ser más largas que antes de la pandemia. Todo ello puede conducir al agotamiento.

Elizabeth Knox es la directora de MatchPace, una empresa que ayuda a las organizaciones a optimizar la estructura de su jornada laboral. Ha ideado una solución para el agotamiento: La programación PaceSync. 

La programación PaceSync es un método de organización en el que una empresa adopta “un ritmo acordado para que los equipos organicen sus días, semanas, meses y años, guiando cómo y cuándo trabajan». Las organizaciones pueden agrupar el tiempo en horas centrales en las que los equipos trabajan juntos o individualmente desde cualquier lugar. 

Elizabeth aconseja que empieces por pensar en el tipo de trabajo que haces y qué tipo de entorno necesita, y luego construyas bloques de tiempo para hacer dicho trabajo. Por ejemplo, si sueles trabajar en colaboración, deberías empezar por bloquear esas horas centrales. Después, reserva tiempo para el trabajo individual sin interrupciones. Es una buena idea programar estos espacios para el trabajo independiente en un calendario compartido para que los demás sepan que no estás disponible.

Mira el Prezi Video de Elizabeth para saber más sobre cómo sincronizar la agenda de tu organización para ayudarte a celebrar reuniones más eficaces.



Estos consejos son un buen punto de partida para liberar tu agenda mediante reuniones más eficaces y productivas, pero hay mucho más que puedes hacer. Ponte en contacto con nosotros para saber cómo Prezi Video puede apoyar a tu equipo híbrido y ayudar a tu equipo a colaborar más eficazmente en las reuniones virtuales. 

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