Consejos de expertos para mejorar las reuniones en el lugar de trabajo híbrido

En el futuro, en casi todas las reuniones habrá al menos una persona que se conecte a distancia. Esto significa que si estás pensando en volver a las mismas formas de celebrar reuniones anteriores a la pandemia, deberías pensarlo de nuevo. En un entorno de trabajo híbrido, habrá que establecer los procesos y la cultura adecuados para garantizar la inclusión y la participación de todos los empleados. Sigue leyendo para que los expertos te expliquen cómo mejorar tus reuniones híbridas

Pregúntate si hace falta esa reunión 

Nadie quiere más reuniones en su calendario y, sin embargo, se da la circunstancia de que en 2020 asistimos a más reuniones todavía. La situación es peor para los directivos: según Jana Piske, fundadora de la organización de creación de equipos Fairlinked, los directivos pasan 23 horas a la semana en reuniones y el 71 % de ellas se han calificado como totalmente innecesarias. 

Empieza por identificar qué reuniones merece la pena celebrar. Jana recomienda mantener todo lo que se centre en la creatividad, la colaboración y la creación de equipos, y descartar cualquier reunión que no implique una comunicación bidireccional. Mira su vídeo en Prezi para ver más consejos: 

Activa tu cámara 

Tanto si te reúnes en directo como si te comunicas de forma asíncrona, no se puede negar que el vídeo desempeña un papel muy importante en nuestra forma de comunicarnos con los demás. Pero para que el vídeo sea eficaz, hay que activar la cámara. Sonia Pupaza, especialista sénior en habilitación de ventas de Oracle, destaca la importancia de una acción tan sencilla: al aparecer (y permanecer) en la pantalla, puedes mostrar tus reacciones, crear conexiones, generar credibilidad y confianza, hacerte notar y propiciar un diálogo auténtico.

Mira su vídeo para ver un desglose de todas las razones por las que deberías activar tu cámara: 

Asegúrate de que todo el mundo parte de la misma base

Cuando se trata de reuniones de planificación y estrategia en el lugar de trabajo híbrido, el conocimiento compartido lo es todo. Si la información solo la conocen algunas personas, verás que los fallos de comunicación son más frecuentes. Por eso Dave McKeown, fundador de Outfield Leadership, te aconseja reunir toda la información en un solo lugar (y asegurarte de que todo el mundo tiene acceso). 

Además, en el caso de las reuniones híbridas, deberías recurrir a herramientas de colaboración virtual para que los empleados remotos no pierdan la oportunidad de añadir, editar e iterar ideas. Ten cuidado también con la pérdida de información durante las pausas: Dave aclara que no es que haya que renunciar a mantener reuniones improvisadas con los compañeros/as, sino que ahora es imprescindible organizar una reunión formal para compartir esas ideas con el resto del equipo. Descubre todos sus consejos en su vídeo de Prezi: 

Llama su atención haciendo que tu presentación sea más interactiva

Cuidar la “higiene de las reuniones”

Dado que el vídeo se está convirtiendo en una de las formas de relacionarnos por defecto (tanto a nivel profesional como personal), es aún más importante cumplir ciertas normas antes de participar en una llamada virtual o enviar una grabación. Por ejemplo, Eden Liu, directora de éxito del cliente de Reincubate, señala que una buena calidad de audio y vídeo es lo mínimo para garantizar una buena “higiene de las reuniones”. Piensa en ello como el equivalente a lavarse los dientes en una reunión virtual. 

Más allá del vídeo y el audio, también querrás asegurarte de que cuentas con buenos procesos de organización, ya sea delegando a alguien para que tome notas o grabando las reuniones para compartirlas con el equipo más tarde. Mira el vídeo de Eden y descubrirás más consejos para crear reuniones más impactantes: 

Tener en cuenta la inclusividad 

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los equipos en la actualidad es cómo involucrar tanto a los asistentes remotos como a los presenciales. En las reuniones híbridas puede ser fácil olvidarse de los compañeros/as que trabajan a distancia, por lo que Juraj Holub, diseñador jefe de reuniones de Slido, hace hincapié en la necesidad de ser inclusivos. Sugiere pedir a todos que traigan su propio portátil y activen su cámara individualmente para poner a todos los asistentes en igualdad de condiciones. Y si hay una pregunta abierta, hay que dirigirse primero a los compañeros/as en línea: esto no solo les ayudará a sentirse incluidos, sino también a no olvidarse de ellos. 

La tecnología es otra forma de salvar la brecha entre los empleados remotos y los presenciales, con encuestas, preguntas y respuestas, pizarras virtuales y herramientas de colaboración virtual que impulsan la participación en el lugar de trabajo híbrido. Obtén más consejos de Juraj en su vídeo de Prezi: 

Más información sobre cómo reinventar tus reuniones híbridas 

El cambio casi universal al trabajo híbrido significa que las reuniones no pueden quedarse estancadas: para mantener la participación, la productividad y la colaboración de tu equipo, debes crear reuniones que aprovechen el nuevo entorno de trabajo. Para obtener más información y las mejores prácticas de los expertos, consulta nuestra serie de seminarios web sobre el trabajo híbrido

Y si quieres acceder a una colección completa de consejos para ayudarte a crear reuniones más significativas, entonces asegúrate de descargar nuestra guía, que cuenta con las opiniones de los líderes de Slack, Slido, Zapier, Calendar, Ecamm Network, Acceleration Partners, Missing Link, Remote-how y muchos más. 

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