Dicas de especialistas para melhorar as reuniões no local de trabalho híbrido

Daqui em diante, quase todas as reuniões terão pelo menos uma pessoa sintonizando remotamente. Isso significa que se você está pensando em voltar às mesmas velhas formas pré-pandêmicas de realizar reuniões, deve pensar novamente. Em um ambiente de trabalho híbrido, você precisará estabelecer os processos e a cultura certos para manter todos os funcionários incluídos e engajados. Continue lendo para ouvir de especialistas sobre como melhorar suas reuniões híbridas.

Pergunte a si mesmo se você realmente precisa dessa reunião

“Quero mais reuniões no meu calendário”, ninguém nunca disse. E ainda, as pessoas se viram participando de mais reuniões em 2020. É pior para os gerentes: de acordo com Jana Piske, fundadora da organização de criação de equipes Fairlinked, os gerentes passam 23 horas por semana em reuniões, e 71 por cento delas foram classificadas como totalmente desnecessárias.

Comece identificando quais reuniões vale a pena manter. Jana recomenda manter tudo que é  focado na criatividade, colaboração e formação de equipe e descartar qualquer reunião que não envolva comunicação bidirecional. Assista ao vídeo do Prezi dela para obter ainda mais dicas:

Ligue sua câmera

Esteja você em uma reunião ao vivo ou se comunicando de forma assíncrona, não há como negar que o vídeo agora desempenha um papel descomunal em como falamos uns com os outros. Mas para que o vídeo seja eficaz, você precisa realmente ligar sua câmera. Sonia Pupaza, uma especialista sênior em capacitação de vendas da Oracle, enfatiza a importância de uma ação tão simples – aparecendo (e permanecendo) na tela, você pode mostrar suas reações, construir conexões, estabelecer credibilidade e confiança, ser notado e promover um diálogo autêntico.

Assista ao vídeo dela para uma análise de todos os motivos pelos quais você deve ligar a sua câmera:

Certifique-se de que todos estejam na mesma página

Quando se trata de reuniões de planejamento e estratégia no local de trabalho híbrido, o conhecimento compartilhado é tudo. Se apenas algumas pessoas souberem de certas informações, você verá interrupções na comunicação ocorrerem com mais frequência. É por isso que Dave McKeown, o fundador da Outfield Leadership, aconselha você a reunir todas as suas informações em um só lugar (e garantir que todos tenham acesso).

Além disso, com reuniões híbridas, você deve recorrer a ferramentas de colaboração virtual para que funcionários remotos não percam a chance de adicionar, editar e iterar ideias. Tenha cuidado com a perda de informações durante os intervalos também – Dave esclarece que você não deve sentir que não pode ter discussões mais improvisadas com os colegas, mas que deve ter um interrogatório formal para compartilhar essas ideias com o resto da equipe. Veja todas as suas dicas em seu vídeo do Prezi:

Chame a atenção tornando sua apresentação mais interativa

Cuide da “higiene” das suas reuniões

Com o vídeo se tornando uma das maneiras padrões de se conectar (tanto profissionalmente quanto pessoalmente), tornou-se ainda mais importante atender a certos padrões antes de entrar em uma chamada virtual ou enviar uma gravação. Por exemplo, Eden Liu, gerente de sucesso do cliente da Reincubate, aponta a boa qualidade de áudio e vídeo como o mínimo para uma boa “higiene da reunião”. Pense nisso como uma reunião virtual equivalente a escovar os dentes.

Além de vídeo e áudio, você também deseja garantir que tenha bons processos organizacionais em vigor, seja isso delegar alguém para fazer anotações ou gravar reuniões para compartilhar com a equipe mais tarde. Assista ao vídeo de Eden para obter ainda mais dicas sobre como criar reuniões mais impactantes:

Mantenha a inclusão em mente

Um dos maiores desafios que as equipes enfrentam agora é como envolver os participantes remotos e pessoalmente. Pode ser fácil esquecer os colegas remotos em reuniões híbridas, e é por isso que Juraj Holub, o designer-chefe de reuniões da Slido, enfatiza a necessidade de ser inclusivo. Ele sugere pedir a todos que tragam seus próprios laptops e liguem suas câmeras individualmente para colocar todos os participantes no mesmo campo de jogo. E se houver uma pergunta em aberto, você deve consultar seus colegas online primeiro – isso não apenas os ajudará a se sentirem incluídos, mas também ajudará a não esquecê-los.

A tecnologia é outra forma de preencher a lacuna entre funcionários remotos e presenciais, com pesquisas, perguntas e respostas, quadros brancos virtuais e ferramentas de colaboração virtual, todos impulsionando o engajamento no local de trabalho híbrido. Obtenha mais conselhos de Juraj em seu vídeo do Prezi:

Saiba mais sobre como reinventar suas reuniões híbridas

A mudança quase universal para o trabalho híbrido significa que as reuniões não podem ficar estagnadas – para manter sua equipe envolvida, produtiva e colaborativa, você precisa criar reuniões que aproveitem o novo ambiente de trabalho. Para obter ainda mais insights e práticas recomendadas de especialistas, confira nossa série de webinar de trabalho híbrido.

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