Helena Meier
Juli 29, 2021
In Zukunft wird bei fast jeder Besprechung mindestens eine Person aus der Ferne zugeschaltet sein. Wenn Sie also überlegen, zu den alten, vor der Pandemie üblichen Meeting-Methoden zurückzukehren, sollten Sie das noch einmal überdenken. In einer hybriden Arbeitsumgebung müssen Sie die richtigen Prozesse und die richtige Kultur etablieren, um alle Mitarbeiter einzubeziehen und zu beteiligen. Lesen Sie weiter, um von Experten zu erfahren, wie Sie Ihre hybriden Meetings verbessern können.
Fragen Sie sich, ob Sie dieses Treffen wirklich brauchen
„Ich möchte mehr Meetings in meinem Kalender haben“, sagte niemand. Und doch nahmen die Menschen im Jahr 2020 an mehr Meetings teil. Für Manager ist es noch schlimmer: Laut Jana Piske, der Gründerin der Teambuilding-Organisation Fairlinked, verbringen Manager 23 Stunden pro Woche in Meetings, von denen 71 Prozent als völlig unnötig eingestuft wurden.
Beginnen Sie damit herauszufinden, welche Besprechungen es wert sind, beibehalten zu werden. Jana empfiehlt, alles beizubehalten, was auf Kreativität, Zusammenarbeit und Teambildung ausgerichtet ist, und alle Besprechungen zu streichen, bei denen es nicht um wechselseitige Kommunikation geht. Sehen Sie sich ihr Prezi Video an, um noch mehr Tipps zu erhalten:
Schalten Sie Ihre Kamera ein
Ganz gleich, ob Sie sich live treffen oder asynchron kommunizieren, es lässt sich nicht leugnen, dass Video heute eine überragende Rolle bei der Art und Weise spielt, wie wir miteinander sprechen. Aber damit Videos effektiv sind, müssen Sie Ihre Kamera auch tatsächlich einschalten. Sonia Pupaza, Senior Sales Enablement Specialist bei Oracle, unterstreicht die Bedeutung einer solch einfachen Handlung – indem Sie auf dem Bildschirm erscheinen (und dort bleiben), können Sie Ihre Reaktionen zeigen, Verbindungen aufbauen, Glaubwürdigkeit und Vertrauen schaffen, wahrgenommen werden und einen authentischen Dialog fördern.
Schauen Sie sich ihr Video an, in dem sie alle Gründe nennt, warum Sie Ihre Kamera einschalten sollten:
Sicherstellen, dass alle auf der gleichen Seite sind
Wenn es um Planungs- und Strategiesitzungen am hybriden Arbeitsplatz geht, ist gemeinsames Wissen alles. Wenn nur bestimmte Personen bestimmte Informationen kennen, kommt es häufiger zu Kommunikationspannen. Deshalb rät Dave McKeown, der Gründer von Outfield Leadership, dazu, alle Informationen an einem Ort zu sammeln (und dafür zu sorgen, dass alle darauf Zugriff haben).
Darüber hinaus sollten Sie bei hybriden Meetings auf virtuelle Kollaborationstools zurückgreifen, damit den Mitarbeitern an anderen Standorten nicht die Möglichkeit genommen wird, Ideen hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu wiederholen. Achten Sie auch auf Informationsverluste während der Pausen – Dave stellt klar, dass Sie nicht das Gefühl haben sollten, keine spontanen Diskussionen mit Kollegen mehr führen zu können, sondern dass Sie eine formelle Nachbesprechung durchführen sollten, um diese Ideen mit dem Rest des Teams zu teilen. Sehen Sie alle seine Tipps in seinem Prezi Video:
Achten Sie auf Ihre „Meeting-Hygiene“
Da Video zu einer der Standardmethoden für Kommunikation (sowohl beruflich als auch privat) geworden ist, ist es noch wichtiger geworden, bestimmte Standards zu erfüllen, bevor man an einem virtuellen Anruf teilnimmt oder eine Aufzeichnung sendet. Eden Liu, Customer Success Manager bei Reincubate, verweist beispielsweise auf eine gute Audio- und Videoqualität als das absolute Minimum für eine gute „Meeting-Hygiene“. Betrachten Sie dies als das virtuelle Meeting-Äquivalent zum Zähneputzen.
Neben Video- und Audioaufnahmen sollten Sie auch für gute organisatorische Abläufe sorgen, sei es, dass Sie jemanden mit der Anfertigung von Notizen beauftragen oder Besprechungen aufzeichnen, um sie später mit dem Team zu teilen. Sehen Sie sich Edens Video an, um noch mehr Tipps für wirkungsvolle Meetings zu erhalten:
Inklusivität als oberstes Gebot
Eine der größten Herausforderungen, vor denen Teams heute stehen, ist die Frage, wie sie sowohl Teilnehmer aus der Ferne als auch Präsenzteilnehmer einbinden können. Bei hybriden Meetings kann es leicht passieren, dass man die Kollegen aus der Ferne vergisst. Deshalb betont Juraj Holub, Chief Meeting Designer bei Slido, die Notwendigkeit, alle einzubeziehen. Er schlägt vor, jeden Teilnehmer zu bitten, seinen eigenen Laptop mitzubringen und seine Kamera individuell einzuschalten, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind. Und wenn es eine offene Frage gibt, sollten Sie sich zuerst an Ihre Online-Kollegen wenden – das hilft nicht nur, dass sie sich einbezogen fühlen, sondern auch, dass Sie sie nicht vergessen.
Technologie ist eine weitere Möglichkeit, um die Kluft zwischen Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten, und solchen, die vor Ort sind, zu überbrücken: Umfragen, Fragen und Antworten, virtuelle Whiteboards und Tools für die virtuelle Zusammenarbeit fördern das Engagement am hybriden Arbeitsplatz. Weitere Ratschläge von Juraj finden Sie in seinem Prezi Video:
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre hybriden Meetings neu erfinden können
Die nahezu universelle Umstellung auf hybride Arbeitsformen bedeutet, dass Meetings nicht stagnieren dürfen. Um das Engagement, die Produktivität und die Zusammenarbeit Ihres Teams aufrechtzuerhalten, müssen Sie Meetings einrichten, die die Vorteile der neuen Arbeitsumgebung nutzen. Weitere Einblicke und Best Practices von Experten finden Sie in unserer Webinar-Reihe zum Thema hybrides Arbeiten.
